Fases del Ciclo de Vida de la Gestión de Proyectos y Por qué es Importante

¿Confundido sobre de qué se trata el ciclo de vida de la gestión de proyectos? En esta guía completa sobre el ciclo de vida de la gestión de proyectos, le proporcionaremos información detallada con enlaces útiles para obtener más información sobre la gestión de las diferentes partes del proceso de gestión de proyectos.

En este artículo, vamos a ver en detalle en qué consisten estas fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos, los pasos clave de la gestión de proyectos y cómo pueden ayudar a entregar un proyecto exitoso y bien administrado.

¿Cuál Es El Ciclo De Vida De La Gestión De Proyectos?

El ciclo de vida de la gestión de proyectos es en realidad una forma muy precisa de describir la vida de un proyecto. Es cómo ocurren los proyectos; cómo las fases de un proyecto conducen a un equipo desde el resumen hasta la entrega. Cada proyecto tiene un principio y un final; nace, madura y luego «muere» cuando se completa el ciclo de vida del proyecto.

El PMI (Instituto de Gestión de Proyectos) ha definido estos cinco grupos de procesos que se unen para formar el ciclo de vida de la gestión de proyectos.:

1. Iniciando
2. Planificando
3. Ejecutando
4. Monitoreando & Controlando
5. Cerrando

El PMI tomó lo que es realmente sentido común y lo llamó el ciclo de vida de gestión de proyectos. La metodología PMI es el estándar de facto para la ejecución de proyectos que puede encontrar en su fascinante Libro de Conocimiento de Gestión de Proyectos (PMBOK) de 589 páginas. Esa es una lectura muy larga, y para ser honesto, mortalmente aburrida, así que aquí hay una versión condensada del ciclo de vida de la gestión de proyectos que contiene todas las conclusiones importantes.

¿Por Qué Es Importante El Ciclo Del Proyecto?

El ciclo de vida de gestión de proyectos describe el proceso de alto nivel de entrega de un proyecto y los pasos que toma para que las cosas sucedan. Y si bien el ciclo de vida de la gestión de proyectos puede no sonar tan interesante, es importante porque el ciclo de vida de la gestión de proyectos es lo que nosotros, como gerentes de proyecto, lideramos y facilitamos.

El quid de la vida de cualquier proyecto es el mismo: definir los objetivos de un proyecto, crear un plan de proyecto para cumplir los objetivos y luego hacer que sucedan cosas para lograrlo. Diferentes gerentes de proyecto o agencias pueden usar términos ligeramente diferentes para describir las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos en varios proyectos, pero fundamentalmente, son más o menos los mismos.

El ciclo de vida de un proyecto siempre tiene que comenzar en alguna parte: el problema que necesita arreglarse debe definirse (en PMBOK, esto se centra en la fase de inicio de un proyecto). Entonces hay que crear una solución para solucionar ese problema y un enfoque para hacerlo (Planificación). Ese plan tiene que ponerse en acción (Ejecutarse) mientras se realiza un seguimiento para asegurarse de que hace lo que se supone que debe hacer (Monitorear & Controlar). A continuación, se implementa el proyecto, se evalúa el rendimiento y el proyecto finaliza (se cierra).

Esa es la esencia del ciclo de vida de la gestión de proyectos, que se muestra en un diagrama simple del ciclo de vida del proyecto a continuación.

Las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos

El Ciclo de Vida de la Gestión de proyectos

A continuación, entro en cada una de las etapas del ciclo de vida y explico lo que sucede en cada una de las 5 fases de la gestión de proyectos.

Iniciando: Definir lo que hay que hacer

Iniciar, la primera fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos, se trata de iniciar un proyecto con su equipo y con el cliente, obteniendo su compromiso para iniciar el proyecto. Reúne toda la información disponible de manera sistemática para definir el alcance, el costo y los recursos del proyecto. El objetivo de la fase de iniciación es tomar un breve resumen de un proyecto y definirlo en términos de lo que necesita hacer y lograr para tener éxito.

Que por lo general requiere identificar a los interesados en el proyecto y asegurarse de que todos comparten la misma percepción de lo que es el proyecto y están de acuerdo en el caso de negocio, el problema que el proyecto está tratando de resolver. También es durante la fase de inicio del proyecto que decide si es factible entregar el caso de negocio. Como gerente de proyecto, deberá realizar una investigación adecuada para determinar los objetivos del proyecto y luego proponer una solución para alcanzarlos. Una vez aprobado, se pasa a la siguiente fase del proyecto.

Pasos clave de gestión de proyectos para iniciar un proyecto:

• Haga una Carta de Proyecto – ¿Cuál es la visión, el objetivo y las metas de este proyecto?
• Identifique el Alcance y los Entregables de alto nivel: ¿Cuál es el producto o servicio que debe proporcionarse?
• Realizar un estudio de viabilidad – ¿Cuál es el problema principal y sus posibles soluciones?
• Calcule el costo de alto nivel y cree un caso de negocio: ¿Cuáles son los costos y beneficios de la solución?
• Identificar a las partes interesadas: ¿Quiénes son las personas a las que afecta este proyecto, cómo y cuáles son sus necesidades?

Normalmente para las metodologías Prince2 o PMI, estas se resumen en un Documento de Inicio de Proyecto (PID), pero en una agencia, la información generalmente se captura en una declaración inicial de trabajo (SoW) que cubre solo la fase de inicio.

Fase de planificación: Definir cómo hacer lo que se debe hacer

Después de la aprobación para proceder desde el inicio, puede comenzar la planificación del proyecto. Esta es posiblemente la fase más crítica de la gestión de proyectos. Si se equivoca, perderá sus posibilidades de entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. La planificación es donde define todo el trabajo a realizar y crea la hoja de ruta que sigue para el resto del proyecto para llegar allí. Es durante la fase de planificación que averiguar cómo se va a realizar el proyecto y responder a las preguntas—¿qué es exactamente lo vamos a hacer, cómo vamos a hacerlo, cuando se le va a hacer, y cómo sabremos cuando hayamos terminado?

En este punto del ciclo de vida del proyecto, toma los objetivos del proyecto y expanda esos objetivos para decidir cómo alcanzarlos. Vale la pena seguir evaluando esos objetivos con tres criterios: ¿qué es posible, qué es Apasionado y qué es Omnipresente?

• Posible-esfuérzate por algo que sea alcanzable. Pregúntese, ¿esta solución coincide con el presupuesto? ¿Mi equipo tiene la capacidad de hacer esto? ¿Tenemos suficiente tiempo? Establecer metas poco realistas es prepararte para el fracaso.
• Apasionados: Los proyectos son difíciles, por lo que desea un equipo que esté involucrado emocionalmente en el proyecto. Pregúntate a ti mismo, ¿Es este un proyecto que puede apasionar a tu equipo? ¿Es algo que los puede unir para colaborar para lograr el mismo objetivo? A pesar de que su trabajo podría ser hacer lo que usted les diga que hagan, nadie va a invertir en algo que no creen que valga la pena
• Omnipresente, ¿tiene esto el potencial de convertirse en un éxito innovador? ¿Es esto algo que es una solución completa al problema que se le dio a usted o es realmente solo una solución temporal o parcial de tirita? ¿Tiene el potencial de mejorarse, desarrollarse y convertirse en una forma de trabajo permanente?

Me gusta esta «Lente de objetivos de 3 P», pero también puede estar familiarizado con el principio de establecer objetivos CLAROS. Este es un marco útil para garantizar que los objetivos sean Colaborativos, Limitados, Apreciables y Refinables. Lea más sobre ellos y sus beneficios sobre los objetivos INTELIGENTES aquí.

Toda la planificación se integra en un plan de proyecto y, por lo general, en una declaración de trabajo que describe las actividades, las tareas, las dependencias y los plazos, así como los costos, los tres componentes fundamentales del proceso de planificación. Además, es prudente desarrollar un plan de recursos, calidad, riesgo, criterios de aceptación, comunicación y adquisiciones.

Pasos clave de gestión de proyectos para planificar un proyecto:

• Crear un Plan de proyecto – Identificar las fases, actividades, limitaciones y programación y crear un cronograma del proyecto con un Cronograma de Desglose del Trabajo y un diagrama de Gantt
• Crear un Plan financiero – Crear un presupuesto de proyecto y una estimación de costos y un plan para satisfacer su costo máximo, completo con asignaciones entre recursos y departamentos
• Crear un Plan de Recursos – Construir un gran equipo, reclutar y programar los recursos y materiales necesarios para entregar el proyecto
• Crear un Plan de calidad: Establezca sus objetivos y medidas de calidad
• Crear un riesgo Plan: Identifique los posibles riesgos, suposiciones, problemas y dependencias, asigne un propietario y desarrolle un plan de mitigación para saber cómo evitarlos/superarlos
• Cree un Plan de aceptación: Asigne criterios para lo que constituye «hecho» y «entregado»
• Cree un Plan de comunicación: Enumere a sus partes interesadas y planifique la cadencia de comunicación
• Cree un Plan de adquisiciones: Encuentre los proveedores de terceros requeridos y acuerde los términos
• Todo esto debe unirse en una Declaración de Trabajo del Proyecto: Cree un documento de declaración de alcance de trabajo que describe los parámetros del proyecto para su aprobación
• ¡Obtenga la aprobación de su Declaración de Trabajo (SoW) para continuar!

Una vez que haya planificado, habrá sentado las bases para el resto de las fases de gestión del proyecto.

Ejecución: Hacer realidad un proyecto

Esta es la parte del ciclo de vida de la gestión de proyectos en la que finalmente puede ejecutar su increíble plan de proyecto: es donde la planificación se convierte en acción. Usted trae sus recursos a bordo, les informa, establece las reglas básicas y los presenta entre sí. Después de eso, todo el mundo salta para realizar el trabajo identificado en el plan. Pan comido.

Como gerente de proyecto, usted pasa de hablar sobre un proyecto y crear documentación a obtener luz verde para continuar con la ejecución del proyecto, a liderar al equipo y administrarlo hacia la entrega. Dedicarás tu tiempo a sesiones informativas, reuniones y revisiones para liderar el equipo y mantener el proyecto en marcha a medida que avanza a lo largo del ciclo de vida de desarrollo del proyecto.

Pasos clave de gestión de proyectos para ejecutar un proyecto:

• Liderazgo de equipo – Proyectar una visión para el éxito y permitir que el equipo lo cumpla
• Crear tareas – Definir claramente lo que se debe hacer y los criterios para la tarea
• Informe de tareas – Asegurarse de que el equipo tenga claro lo que debe hacer, para cuando
• Gestión de clientes – Trabajar con el cliente para garantizar que los entregables sean aceptables
• Comunicaciones: asegúrese de informar y actualizar a las personas adecuadas en el momento adecuado a través del canal adecuado

Monitoreo & Control: Mantener un proyecto en marcha

Esta es una de las áreas más difíciles del ciclo de gestión de proyectos. En paralelo con la ejecución del proyecto, como gerente de proyecto, usted reporta el desempeño, y monitorea y controla el proyecto. Eso significa monitorear la vida del proyecto para asegurarse de que el proyecto vaya de acuerdo con el plan y, si no lo está, controlarlo elaborando soluciones para volver a encarrilarlo. En realidad, un gerente de proyecto está monitoreando y controlando un proyecto de alguna manera a lo largo de todas las fases del ciclo de vida del proyecto.

En primer lugar, eso significa asegurarse de capturar los datos (generalmente derivados de hojas de tiempo y tareas completadas) para realizar un seguimiento efectivo del progreso en comparación con el plan original. En segundo lugar, significa tomar los datos y comparar la finalización de la tarea, el gasto presupuestario y el cronograma asignado en el plan original. Al comparar el plan con los datos reales, puede establecer si está alcanzando los objetivos de cronograma, costo, calidad y métricas de éxito.

Y cuando te das cuenta de que las cosas no se van a planificar (rara vez lo hacen), es descubrir las opciones para pivotar el proyecto para que aún ofrezca algo con lo que el cliente está satisfecho mientras cumple con el presupuesto, el cronograma y las restricciones de calidad. Consejo profesional: por lo general, eso significa reducir el alcance.

Pasos clave de gestión de proyectos para supervisar y controlar un proyecto:

• Costo & Gestión del tiempo: Revise las hojas de tiempo y los gastos para registrar, controlar y rastrear el presupuesto, el calendario y las tareas del proyecto
• Gestión de la calidad: Revise los entregables y asegúrese de que cumplen con los criterios de aceptación definidos
• Gestión de riesgos: Supervise, controle, gestione y mitigue los riesgos y problemas potenciales
• Gestión de aceptación: Realice pruebas de aceptación de los usuarios y cree un sistema de revisión, garantizar que todos los entregables satisfagan las necesidades del cliente
• Gestión de cambios, cuando el proyecto no funciona para planificar, administrar el proceso de cambios aceptables con el cliente para asegurarse de que esté satisfecho con los cambios necesarios

Ha pasado por cuatro de las etapas del proyecto, ahora es el momento de pasar al paso final del ciclo de vida de la gestión de proyectos: cerrar un proyecto.

Cierre: Finalización de un proyecto

En esta fase final del ciclo de vida de la gestión de proyectos, su proyecto ha terminado esencialmente y su trabajo como gerente de proyecto en el proyecto llega a su fin. Pero el proyecto aún no ha terminado: consulta nuestro artículo sobre Cómo administrar un proyecto cuando haya terminado. En este punto, antes de que todos se olviden, es útil celebrar una reunión después de la revisión del proyecto o la autopsia para discutir las fortalezas y debilidades o el proyecto y el equipo, lo que salió mal y lo que no salió tan bien, y cómo mejorar en el futuro. Esta puede ser una de las etapas más gratificantes de la gestión de proyectos, ya que es una gran oportunidad para reconocer y reconocer a los miembros valiosos del equipo y celebrar los éxitos.

Pasos clave de gestión de proyectos para cerrar un proyecto:

• Análisis de rendimiento del proyecto: Se trata de una visión general de cómo se gestionó el proyecto y si las estimaciones iniciales de costos y beneficios eran precisas. ¿Hubo riesgos imprevistos? ¿Qué cuestiones surgieron y qué tan bien se abordaron? ¿Se ha cambiado el plan del proyecto y cómo?
• Análisis de equipo: ¿Hicieron todos lo que se les asignó hacer? ¿Eran lo suficientemente apasionados y motivados? ¿Se mantuvieron concienzudos y responsables? ¿La comunicación dentro del equipo fue saludable y constructiva?
• Cierre del proyecto: Documente las tareas necesarias para poner fin oficialmente a la vida del proyecto. Esto incluye el cierre de acuerdos con proveedores, la firma de contratos y la entrega de toda la documentación del proyecto necesaria.
• Revisión posterior a la implementación: Anote un análisis formal de los éxitos y fracasos, y las lecciones aprendidas resultantes y las sugerencias para el futuro. Al final de cada proyecto exitoso, aprenderá que siempre queda margen de mejora.

Conclusión

El ciclo de vida del proyecto es simple, ¿verdad? ¡No, por supuesto que no! Como la mayoría de las cosas en la vida, los proyectos son complejos e implican un gran número de variables, junto con un montón de áreas grises. Su gestión del ciclo de vida en la práctica puede parecer totalmente diferente del sistema de otra agencia o gerente de proyecto. Aun así, muchos de los conceptos subyacentes que respaldan los pasos en la gestión de proyectos son los mismos.