Paquete de pensiones documentos de 1906 obligado de cinta roja
en general se cree que el término se originó con la administración española de Carlos V, Rey de España y Emperador del sacro imperio Romano, en el siglo 16, que comenzaron a utilizar la cinta roja en un esfuerzo por modernizar la administración que se estaba ejecutando su vasto imperio. La burocracia se utilizó para vincular los expedientes administrativos más importantes que requerían un debate inmediato por parte del Consejo de Estado, y separarlos de los asuntos que se trataban de manera administrativa ordinaria, que se vinculaban con una cuerda ordinaria.
Aunque no gobernaban un territorio tan vasto como Carlos V, esta práctica de usar la burocracia para separar los expedientes importantes que tenían que discutirse fue copiada rápidamente por los otros monarcas europeos modernos para acelerar sus máquinas administrativas.
En esta época de funcionarios que utilizan ordenadores y tecnología de la información, todavía se puede observar un legado de la administración del Imperio español en el que algunas partes de los niveles superiores de la administración española continúan la tradición de utilizar la burocracia para vincular expedientes importantes que necesitan ser discutidos y mantenerlos vinculados a la burocracia cuando se cierra el expediente. Este es, por ejemplo, el caso del Consejo de Estado Español, el Consejo consultivo supremo del Gobierno español. Por el contrario, los tribunales españoles inferiores utilizan cordeles ordinarios para agrupar documentos, ya que se supone que sus casos no deben escucharse en niveles superiores. El Gobierno español tiene previsto eliminar gradualmente el uso de papel y abandonar la práctica de utilizar cordeles.
La tradición continuó hasta los siglos XVII y XVIII. En David Copperfield, Charles Dickens escribió: «Britannia, esa desafortunada hembra, siempre está ante mí, como una ave atada: ensartada de una a otra con bolígrafos de oficina, y atada de pies y manos con cinta roja. La práctica inglesa de encuadernar documentos y documentos oficiales con papeleo se popularizó en los escritos de Thomas Carlyle, protestando contra la inercia oficial con expresiones como «Poco más que una máquina parlante de papeleo, y una bolsa infeliz de Elocuencia Parlamentaria». Hasta el día de hoy, la mayoría de los escritos de abogados defensores, y los de clientes privados, están atados en una cinta de color rosa conocida como «cinta rosa» o «cinta legal».
Incluso en los tiempos modernos, la burocracia española es notoria por niveles inusualmente extremos de burocracia (en el sentido figurado). A partir de 2013, el Banco Mundial clasificó a España en el puesto 136 de un total de 185 países por su facilidad para iniciar un negocio, lo que llevó un promedio de 10 trámites y 28 días. Problemas similares persisten en toda América Latina. A partir de 2009, en México, se necesitaban seis meses y una docena de visitas a agencias gubernamentales para obtener un permiso para pintar una casa, y para obtener una receta mensual de gammaglobulinemia ligada al cromosoma X, un paciente tenía que obtener firmas de dos médicos gubernamentales y sellos de cuatro burócratas separados antes de presentar la receta en un dispensario.