Projektledningslivscykelfaser och varför det är viktigt

förvirrad över vad projektledningslivscykeln handlar om? I den här kompletta guiden till projektledningslivscykeln ger vi lowdown med praktiska länkar till mer information om hantering av de olika delarna av projektledningsprocessen.

i den här artikeln kommer vi att titta i detalj på vad dessa projektledningslivscykelfaser består av, de viktigaste projektledningsstegen och hur de kan hjälpa till att leverera ett framgångsrikt och välskött projekt.

Vad Är Projektledningens Livscykel?

projektledningslivscykeln är egentligen bara ett highfalutin sätt att beskriva livet för ett projekt. Det är hur projekt händer; hur faserna i ett projekt leder ett team från kort till leverans. Varje projekt har en start och ett slut; den föds, mognar och sedan” dör ” när projektets livscykel är klar.

PMI (Project Management Institute) har definierat dessa fem processgrupper som samlas för att bilda projektledningslivscykeln PMBOK-projektfaserna är:

1. initiera
2. planering
3. exekvera
4. övervakning & kontrollera
5. stänga

PMI tog vad som verkligen är sunt förnuft och kallade det projektledningslivscykeln. PMI-metoden är de facto-standarden för projektleverans som du hittar i deras fascinerande 589 paged 5th edition Project Management Book of Knowledge (PMBOK). Det är en riktigt lång, och för att vara ärlig, en dödligt tråkig läsning, Så här är en kondenserad version av projektledningens livscykel som innehåller alla viktiga takeaways.

Varför Är Projektcykeln Viktig?

projektledningslivscykeln beskriver processen på hög nivå för att leverera ett projekt och de steg du tar för att få saker att hända. Och även om projektledningens livscykel kanske inte låter så intressant är det viktigt eftersom projektledningens livscykel är vad vi som projektledare leder och underlättar.

kärnan i varje projektliv är densamma: definiera ett projekts mål, skapa en projektplan för att uppfylla målen och sedan få saker att hända för att uppnå det. Olika projektledare eller byråer kan använda lite olika termer för att beskriva projektledningens livscykelfaser i olika projekt, men i grunden är de ungefär desamma.

livscykeln för ett projekt måste alltid börja någonstans: problemet som behöver åtgärdas måste definieras (i PMBOK fokuseras detta i initieringsfasen av ett projekt). En lösning för att fixa det problemet och ett sätt att göra det måste då skapas (planering). Den planen måste sedan genomföras (exekveras) medan den spåras för att se till att den gör vad den ska (övervakning & kontrollerande). Projektet distribueras sedan, prestanda utvärderas och projektet är sedan över (stängning).

det är kärnan i projektledningens livscykel, som visas i ett enkelt projektlivscykeldiagram nedan.

projektledningens livscykelfaser

projektledningens livscykel

nedan går jag in i vart och ett av livscykelstadierna och förklarar vad som händer i var och en av de 5 faserna i projektledningen.

initiering: Definiera vad som behöver göras

initiering, den första fasen av projektledningens livscykel, handlar om att starta ett projekt med ditt team och med kunden, få sitt engagemang för att starta projektet. Du samlar all tillgänglig information på ett systematiskt sätt för att definiera projektets omfattning, kostnad och resurser. Målet med initieringsfasen är att ta en lös brief av ett projekt och definiera det i termer av vad det behöver göra och uppnå för att lyckas.

som vanligtvis kräver att man identifierar projektets intressenter och ser till att de alla delar samma uppfattning om vad projektet är och är överens om affärsfallet – det problem som projektet försöker lösa. Det är också under projektinitieringsfasen som du bestämmer om det är möjligt att leverera business case. Som projektledare måste du genomföra adekvat forskning för att bestämma projektets mål och sedan föreslå en lösning för att uppnå dem. När du är godkänd går du vidare till nästa av projektfaserna.

viktiga projektledningssteg för att initiera ett projekt:

• gör en projektcharter-Vad är visionen, målet och målen för detta projekt?
• identifiera omfattningen och leveranserna på hög nivå-Vad är den produkt eller tjänst som behöver tillhandahållas?
• genomför en genomförbarhetsstudie-Vad är det primära problemet och dess möjliga lösningar?
• Ballpark den höga kostnaden och skapa ett Business Case-vilka är kostnaderna och fördelarna med lösningen?
• identifiera intressenter-vilka är de människor som projektet påverkar, hur och vilka är deras behov?

typiskt för Prince2-eller PMI-metoder sammanfattas dessa i ett Projektinitieringsdokument (PID) men i en byrå fångas informationen vanligtvis i en första arbetsförklaring (SoW) som endast täcker initieringsfasen.

planeringsfas: definiera hur man gör vad som behöver göras

efter godkännande för att fortsätta från initiering kan du börja projektplanering. Detta är utan tvekan den mest kritiska av faserna i projektledningen. Få det fel, och du scupper dina chanser att leverera projektet i tid och budget. Planering är där du definierar allt arbete som ska göras och skapar färdplanen som du följer för resten av projektet för att få dig dit. Det är under planeringsfasen som du räknar ut hur du ska utföra projektet och svara på frågorna—vad exakt ska vi göra, hur ska vi göra det, när ska vi göra det och hur vet vi när vi är klara?

vid denna tidpunkt i projektets livscykel tar du målen för och utökar dessa mål för att bestämma hur du ska uppnå dem. Det är värt att fortsätta utvärdera dessa mål med tre kriterier: vad är möjligt, passionerat och genomgripande?

• möjligt – sträva efter något som kan uppnås. Fråga dig själv, matchar denna lösning budgeten? Har mitt team förmågan att göra detta? Har vi tillräckligt med tid? Att sätta orealistiska mål är att ställa in dig själv för misslyckande.
• Passionate – projekt är tuffa, så du vill ha ett team som är känslomässigt engagerade i projektet. Fråga dig själv, är detta ett projekt som ditt team kan vara passionerade för? Är det något som kan föra dem samman för att samarbeta för att uppnå samma mål? Även om det kan vara deras jobb att göra vad du säger till dem att göra, kommer ingen att investera i något de inte tycker är värt
• genomgripande-har detta potential att bli en banbrytande framgång? Är detta något som är en komplett lösning på problemet som gavs till dig eller är det egentligen bara en plåster tillfällig eller partiell lösning? Har det potential att förbättras, utvecklas och bli ett permanent arbetssätt?

jag gillar den här ’3 P: S Mållins’ men du kanske också känner till principen att sätta tydliga mål. Detta är ett användbart ramverk för att säkerställa att målen är samarbetsvilliga, begränsade, märkbara och raffinerade. Läs mer om dem, och deras fördelar över smarta mål, här.

all planering matar in i en projektplan och vanligtvis en arbetsbeskrivning som beskriver aktiviteter, uppgifter, beroenden och tidsramar samt kostnader—de tre grundläggande komponenterna i planeringsprocessen. Dessutom är det klokt att utveckla en plan för resurser, kvalitet, risk, acceptanskriterier, kommunikation och upphandling.

viktiga projektledningssteg för planering av ett projekt:

• skapa en projektplan – identifiera faser, aktiviteter, begränsningar och schema och skapa en projekttidslinje med ett Arbetsuppdelningschema och Gantt – diagram
• skapa en ekonomisk Plan – skapa en projektbudget och kostnadsberäkning och en plan för att möta din maximala kostnad, komplett med allokeringar över resurser och avdelningar
• skapa en resursplan – Bygg ett bra team, rekrytera och schemalägga de resurser och material som behövs för att leverera projektet
• skapa en kvalitetsplan-ställ in dina kvalitetsmål och åtgärder
• skapa en risk Planera – identifiera möjliga risker, antaganden, problem och beroenden, tilldela en ägare och utveckla en begränsningsplan för hur kommer du att undvika/övervinna dem
• skapa en Acceptansplan – tilldela kriterier för vad som utgör ’gjort’ och ’levererat’
• skapa en kommunikationsplan – Lista dina intressenter och planera kommunikationskadensen
• skapa en upphandlingsplan – hitta alla 3: e parts leverantörer som krävs och godkänna villkor
• allt detta bör samlas i en projektförklaring – skapa ett dokument om arbetsomfång som skisserar parametrarna för projektet för godkännande
• få godkännande av din Arbetsförklaring (SoW) för att fortsätta!

när du har planerat har du lagt grunden för resten av projektledningsfaserna.

exekvering: att göra ett projekt hända

det här är den del av projektledningslivscykeln där du äntligen får utföra din fantastiska projektplan—det är där planeringen blir till handling. Du tar med dina resurser ombord, korta dem, sätt grundreglerna och presentera dem för varandra. Därefter hoppar alla in för att utföra det arbete som identifierats i planen. Lätt peasy.

som projektledare går du från att prata om ett projekt och skapa dokumentation för att få grönt ljus för att fortsätta med projektgenomförandet—tto att leda teamet och hantera dem mot leverans. Du kommer att spendera din tid i genomgångar, möten och recensioner för att leda teamet och hålla projektet på rätt spår när det rör sig genom projektutvecklingslivscykeln.

viktiga projektledningssteg för att utföra ett projekt:

• Team Leadership – kasta en vision för framgång och göra det möjligt för laget att leverera på det
• skapa uppgifter – tydligt definiera vad som behöver göras och kriterierna för uppgiften
• Task Briefing – se till att laget är tydliga om vad de behöver göra, när
• Client Management – arbeta med kunden för att säkerställa att leveranser är acceptabla
• kommunikation – se till att du informerar och uppdaterar rätt personer vid rätt tidpunkt via rätt kanal

övervakning & styrning: Att hålla ett projekt på rätt spår

detta är ett av de tuffaste områdena i projektledningscykeln. Parallellt med projektgenomförandet rapporterar du som projektledare prestanda och övervakar och styr projektet. Det innebär att övervaka projektlivet för att säkerställa att projektet går enligt plan, och om det inte är det, kontrollera det genom att utarbeta lösningar för att få det tillbaka på rätt spår. I verkligheten övervakar och kontrollerar en projektledare ett projekt på något sätt under hela projektets livscykelfaser.

för det första innebär det att du registrerar data (vanligtvis härledda från tidrapporter och slutförda uppgifter) för att spåra framsteg effektivt mot den ursprungliga planen. För det andra innebär det att ta data och jämföra uppgiften slutförande, budgetutgifter och tidslinje som tilldelats i den ursprungliga planen. Genom att jämföra Planen mot faktiska kan du fastställa om du träffar målen för tidslinje, kostnad, kvalitet och framgångsmått.

och när du inser att saker inte riktigt kommer att planera (de sällan gör) det är att räkna ut alternativen för att svänga projektet så att det fortfarande levererar något kunden är nöjd med samtidigt som budgeten, tidslinjen och kvalitetsbegränsningar. Pro-tip: vanligtvis betyder det att minska räckvidden!

viktiga projektledningssteg för övervakning och styrning av ett projekt:

• kostnad & tidshantering – granska tidrapporter och kostnader för att registrera, kontrollera och spåra mot projektets budget, tidslinje och uppgifter
• kvalitetshantering – granska leveranser och se till att de uppfyller de definierade acceptanskriterierna
• riskhantering – övervaka, kontrollera, hantera och mildra potentiella risker och problem
• Acceptanshantering – genomföra användaraccepttestning och skapa ett granskningssystem, se till att alla leveranser uppfyller kundens behov
• Change Management – när projektet inte går att planera, hantera processen med acceptabla förändringar med klienten för att säkerställa att de är nöjda med nödvändiga ändringar

du har gått igenom fyra av projektfaserna—nu är det dags att gå vidare till det sista steget i projektledningens livscykel: avsluta ett projekt.

stängning: avsluta ett projekt

i denna sista fas av projektledningens livscykel är ditt projekt i huvudsak över och ditt jobb som projektledare på projektet avslutas. Men projektet är inte över ännu-kolla in vår artikel om hur man hanterar ett projekt när det är över. Vid denna tidpunkt, innan alla glömmer, är det användbart att hålla ett möte efter projektgranskning eller efter slakt för att diskutera styrkor och svagheter eller projektet och teamet, vad som gick fel och vad som inte gick så bra och hur man kan förbättra sig i framtiden. Detta kan vara ett av de mest givande stadierna av projektledning, eftersom det är ett utmärkt tillfälle att känna igen och erkänna värdefulla teammedlemmar och fira framgångarna.

viktiga projektledningssteg för att avsluta ett projekt:

• Projektprestationsanalys – Detta är en övergripande titt på hur väl projektet hanterades och om de initiala uppskattningarna av kostnader och fördelar var korrekta. Fanns det oförutsedda risker? Vilka problem uppstod och hur väl hanterades de? Har projektplanen ändrats och hur?
• Teamanalys-gjorde alla vad de fick i uppdrag att göra? Var de passionerade och motiverade nog? Var de noggranna och ansvariga? Var kommunikationen inom teamet hälsosam och konstruktiv?
• Projektstängning – dokumentera de uppgifter som behövs för att få projektlivet till ett officiellt slut. Detta inkluderar stängning av leverantörsavtal, undertecknande av kontrakt och inlämning av all nödvändig projektdokumentation.
• översyn efter genomförandet-skriv ner en formell analys av framgångar och misslyckanden, och resulterande lärdomar och förslag för framtiden. I slutet av varje framgångsrikt projekt kommer du att lära dig att utrymme för förbättring alltid finns kvar.

slutsats

projektets livscykel är enkel, eller hur? Nej, naturligtvis inte! Liksom de flesta saker i livet, projekt är komplexa och involverar ett stort antal variabler, tillsammans med massor av gråzon. Din livscykelhantering i praktiken kan se helt annorlunda ut än en annan byrås eller projektledares system. Ändå är många av de underliggande begreppen som stöder stegen i projektledning desamma.