nästan alla projekt vi arbetar med är samarbetsvilliga idag. En restauratör kan arbeta med sin personal och publicister för att utveckla och marknadsföra en ny meny. En bröllopsplanerare kan arbeta med blomsterhandlare och möteskoordinatorer för att göra någons drömbröllop till verklighet. Du behöver ett sätt att samordna uppgifter, enkelt kommunicera status och hålla synkroniseringen med ditt team utan att lämna dina favoritverktyg.
i nästa version av SharePoint kan du lägga till uppgiftshanteringsfunktioner för att förbättra alla gruppwebbplatser så att du kan ordna, planera och spåra uppgifter och kommunicera tidsfrister, allt på samma plats som du lagrar dokument och anteckningar. Det bästa sättet att göra detta är genom att klicka på ” arbeta på en tidsfrist?”kakel på huvudsidan på din nya webbplats.
detta ger dig några verktyg som hjälper dig att göra jobbet:
- en uppgiftslista för att fånga åtgärder, uppgifter och tidsfrister
- en kalender för att spåra viktiga möten och händelser och
- en projektöversikt på din hemsida för att hålla teamet i slingan
snabbt fånga arbete och tidsfrister med uppgiftslistan
snabbt skapa uppgift i nästa version av SharePoint är lika lätt att skriva ner en snabb lista över till dos på en anteckningsblock. Från den nya uppgiftslistan klickar du på” Redigera den här listan ” för att ladda listan i ett Excel-liknande rutnät. Med den här vyn kan du snabbt fånga en massa uppgifter, och om du vill, förfallodagen och personer som den tilldelats. Du kan även kopiera och klistra in direkt i uppgiftslistan från Excel.
detta läge ger dig flexibiliteten att organisera din lista men du tycker passar. Om du vill dela upp ett större arbetsobjekt i mindre uppgifter kan du skapa hierarki genom att använda indrag/outdent från aktivitetsbandet, precis som i Microsoft Word eller Outlook. Om ändringar inträffar kan du ordna om uppgifter med dra och släpp eller knapparna Flytta upp och flytta ner från menyfliksområdet.
glömt att lägga till uppgift som måste göras mellan två andra? Klicka bara på Infoga och Lägg till det direkt i mitten.
när du planerar framsteg kommer du att märka att sena uppgifter som inte är färdiga är markerade med rött. Du kan snabbt markera uppgifter som slutförda genom att klicka på kryssrutan.
slutligen, högst upp på sidan, hittar du en interaktiv tidslinje för att ge dig en visuell representation av de viktigaste uppgifterna och milstolparna. Detta ger alla inblandade en överblick över projektschemat på hög nivå. Alla uppgifter med datum kan läggas till i tidslinjen genom att klicka på ”Lägg till i tidslinjen” från menyfliksområdet eller uppgiftsuppropet.
med uppgiftslistan är det enkelt att organisera sig runt det arbete som ditt team behöver slutföra och se hur du mår.
kommunicera projektstatus i korthet
uppgiftslistan är bra för den som kör projektet men alla andra som besöker webbplatsen (teammedlemmar, intressenter) behöver en överblick över projektstatusen. För detta har vi Projektöversikten på webbplatsens hemsida som gör det enkelt att kommunicera både högnivåplanen och detaljerna om kommande uppgifter och händelser.
Projektsammanfattningen innehåller en nedräkning av antalet dagar tills nästa stora milstolpe på tidslinjen beror och två vyer du kan rotera mellan. Den första vyn är aktivitetslistans tidslinje, som ger tillfälliga intressenter en hög nivå överblick över vart saker är på väg.
den andra är en lista över kommande uppgiftsfrister och kalenderhändelser, vilket ger människor som behöver specifika detaljer en bra bild av nästa steg.
så alla som går till webbplatsen kommer att ha en bra högnivåbild av hur det går och vad folk ska arbeta med.
åtkomst var som helst
om du är något som oss måste du vara produktiv medan du är på språng. Med nästa version av SharePoint på din föredragna mobila enhet kan du hålla dig uppdaterad var du än befinner dig. Svep genom din tidslinje för att se vart planen är på väg.
du kan också göra uppdateringar i aktivitetslistan genom att navigera genom hierarkin, snabbt markera slutförda uppgifter eller redigera andra aktivitetsfält i formuläret.
växa med dina behov
uppgiftslistan är ett bra ställe att organisera sig kring lagets arbete, men ibland kommer omfattningen av ett projekt att växa till något större som behöver en högre nivå av kontroll, struktur och rapportering. I dessa fall kan du öppna en uppgiftslista i Microsoft Project 2013. Klicka på knappen ”Öppna i projekt” i menyfliksområdet för att få bra rapporteringsfunktioner och en ännu högre organisationsnivå för att spåra ditt projektschema och tidsfrister, och spara i projekt synkroniserar ändringar direkt tillbaka till listan för alla att dela. Detta kommer att behandlas mer detaljerat i ett kommande inlägg.