«Nunca hay tiempo suficiente para hacer todo.»¿Te suena familiar? No puedes crear más horas en el día porque todos están atrapados en las 24 horas habituales. Pero, puedes sacar más provecho de cada hora haciendo que tu tiempo cuente.
Eso tampoco significa trabajar 18 horas al día. El truco es planear con anticipación. Siéntese la noche anterior y planifique sus actividades para el día siguiente. Le permitirá identificar exactamente cuáles son sus prioridades en un momento dado. Se sorprenderá de cuánto más puede hacer si siempre sabe lo que debe hacer ahora y lo que puede esperar hasta un poco más tarde.
La priorización es una parte clave de la gestión del tiempo. Cuando intente planificar su día por primera vez, es posible que tenga dificultades para decidir qué elementos de su lista de tareas pendientes son los más importantes. A veces parece que todo es crucial. Pero con la práctica, será más fácil para usted determinar qué elementos son verdaderamente críticos, cuáles son simplemente importantes y cuáles son opcionales para completar ese día o se pueden posponer para otro día.
Así es como
- Crea una lista de todo lo que quieres hacer mañana. Incluya todo, no solo funciones relacionadas con el trabajo. Si necesita llevar al perro al veterinario o dejar un paquete en la oficina de correos, agregue esas tareas a la lista también.
- Pregúntese: «¿Qué artículos de esta lista tendrán el mayor impacto positivo en mi vida si los termino mañana?»Encierra en un círculo esos elementos y escribe el número 1 junto a cada uno de ellos.
- Elija su segundo, tercer y cuarto artículos más críticos y etiquételos en consecuencia.
- Ahora comienza una nueva lista. Anote exactamente qué horas piensa pasar trabajando en sus cuatro tareas de máxima prioridad. No tienes que ponerlos en orden o hacer que sean tus primeras actividades del día, pero podrás asegurarte de que los terminarás si haces una cita contigo mismo para lograr cada una de ellas. Bloquee una cantidad de tiempo razonable para cada tarea.
- Completa el horario de mañana con el resto de tus actividades. Este horario no tiene que ser grabado en piedra. Es posible que termine cambiando las cosas a medida que surgen nuevas tareas y las antiguas pierden su urgencia.
- Lleve su horario con usted y publíquelo en un lugar donde pueda verlo fácilmente mientras trabaja. Si necesitas hacer cambios radicales, puedes anotar las cosas con lápiz o cambiar el horario.
Algunos consejos más
Establecer un horario y atenerse a él es solo la mitad de la batalla. Necesitas la energía y el impulso para hacer frente a esa lista de tareas pendientes y llevarla a cabo lo mejor que puedas. Una buena gestión del tiempo comienza con algunas medidas que puede tomar incluso antes de comenzar a establecer un horario diario.
- asegúrese de dormir lo suficiente. Según la Clínica Mayo, un adulto sano que no está embarazada requiere de siete a nueve horas de sueño por noche para estar en su mejor momento al día siguiente.
- «No» no es una palabra sucia. Puede rechazar solicitudes y demandas de su tiempo si decir que sí significa que no hará otras cosas.
- Seamos sinceros: Si tienes ocho cosas que debes hacer en tu lista y ocho personas te piden que hagas «solo esta pequeña cosa», algo va a tener que dar. Si no te sientes cómodo diciendo que no, piensa en una respuesta con la que puedas vivir, algo como: «No es posible que pueda llegar a ella hoy, pero probablemente pueda ayudarte si puedes esperar hasta el jueves.»
- Pruebe un experimento antes de crear su horario diario. Mantenga un registro de lo que hace con su tiempo durante unos días o tal vez una semana. Anota cada actividad en tu smartphone o cualquier otra cosa que sea conveniente cuando estés en movimiento. Es posible que te sorprendan los patrones que detectas. Puede ayudarlo a identificar los desagües de tiempo que puede eliminar de su vida, o al menos reducir a intervalos de tiempo manejables.