bunt av amerikanska pensionsdokument från 1906 bunden i byråkrati
man tror allmänt att termen har sitt ursprung med den spanska administrationen av Karl V, Kung av Spanien och Heliga romerska kejsaren, i början av 16-talet, som började använda byråkrati i ett försök att modernisera administrationen som körde hans stora imperium. Byråkratin användes för att binda de viktigaste administrativa ärenden som krävde omedelbar diskussion av statsrådet och skilja dem från frågor som behandlades på ett vanligt administrativt sätt, som var bundna med vanlig sträng.
även om de inte styrde ett så stort territorium som Karl V, kopierades denna praxis att använda byråkrati för att separera de viktiga ärenden som måste diskuteras snabbt av de andra moderna europeiska monarkerna för att påskynda sina administrativa maskiner.
i denna tid av tjänstemän som använder datorer och informationsteknologi kan ett arv från administrationen av det spanska imperiet fortfarande observeras där vissa delar av de högre nivåerna i den spanska administrationen fortsätter traditionen att använda byråkrati för att binda viktiga ärenden som måste diskuteras och att hålla dem bundna i byråkrati när dokumentationen är stängd. Detta är till exempel fallet för det spanska statsrådet, den spanska regeringens högsta rådgivande råd. Däremot använder de lägre spanska domstolarna vanligt garn för att samla dokument eftersom deras ärenden inte ska höras på högre nivåer. Den spanska regeringen planeraratt avveckla användningen av papper och överge praxis att använda garn.
traditionen fortsatte fram till 17th och 18th century. I David Copperfield, Charles Dickens skrev, ” Britannia, den olyckliga kvinnan, är alltid framför mig, som en trussed höns: skewered igenom och igenom med kontorspennor, och bunden hand och fot med byråkrati.”Den engelska praxis att binda dokument och officiella papper med byråkrati populariserades i Thomas Carlyles skrifter och protesterade mot officiell tröghet med uttryck som ”lite annat än en byråkratisk Pratmaskin och olycklig påse med parlamentarisk vältalighet”. Till denna dag är de flesta försvars barristers trosor, och de från privata kunder, bundna i ett rosa färgat band som kallas ”pink tape” eller ”legal tape”.
även i modern tid är Spansk byråkrati berömd för ovanligt extrema nivåer av byråkrati (i figurativ mening). Från och med 2013 rankade Världsbanken Spanien 136 av 185 länder för att underlätta att starta ett företag, vilket i genomsnitt tog 10 procedurer och 28 dagar. Liknande problem kvarstår i hela Latinamerika. Från och med 2009 i Mexiko tog det sex månader och ett dussin besök på myndigheter för att få tillstånd att måla ett hus och för att få ett månatligt recept på gammaglobulin för X-länkad agammaglobulinemi en patient var tvungen att få signaturer från två regeringsläkare och frimärken från fyra separata byråkrater innan han presenterade receptet till en dispensary.